Benutzer sind Teil von vorher definierten Gruppen mit entsprechenden vorher festgelegten Rechten. In der Regel brauchst du keine Benutzer anlegen, sondern nutzt dafür den Punkt "Mitarbeiter" in der Kategorie "Personalverwaltung".
Benutzer werden z. B. für das Callcenter benötigt oder aber, wenn du einem Mitarbeiter aus der Zentrale einen Zugriff auf bestimmte storeübergreifende Bereiche, z. B. den Statistiken für alle Stores geben willst. Demnach verfügen alle Benutzer immer über die Daten aller Stores. Solltest du eine zentrale Buchhaltung haben, die alle deine Stores betreut, kann auch dieser Account unter Admin: Benutzerverwaltung > Benutzer angelegt werden. In diesem Fall bekäme der Nutzer allerdings keine Admin-Berechtigung, sondern einen eingeschränkten Zugang, der sicherstellt, dass nur buchhalterisch relevante Daten angezeigt werden.