GoBD-/DSFinV-K-Export

GoBD-/DSFinV-K-Export

Was
Der GoBD-/DSFinV-K-Export erstellt für einen ausgewählten Store und Zeitraum eine standardisierte, steuerlich relevante Datenausgabe (GoBD oder DSFinV-K), die bei einer Finanzamtsprüfung übergeben werden kann.

Wo
Admin: Buchhaltung > GoBD-/DSFinV-K-Export.


GoBD und DSFinV-K gelten nur in Deutschland; andere Länder haben vergleichbare, aber eigene Regelungen.


Hintergrund

Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt kann es erforderlich sein, steuerrelevante Daten in einem standardisierten Format bereitzustellen und die entsprechenden Exportdateien vorzuweisen. Hierfür stehen zwei Exportformate zur Verfügung:
  1. GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
  2. DSFinV-K: Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme.
Die entsprechenden Export-Dateien können direkt im System erzeugt und heruntergeladen werden.


Vorgehensweise

  1. Navigiere in der Administration zum Bereich "Buchhaltung".
  2. Wähle "GoBD-/DSFinV-K-Export" aus.
  3. Wähle im Bereich "Store" den Standort, für den die Daten exportiert werden sollen.
    Hinweis: Der Export ist immer standortspezifisch. Bei mehreren Standorten muss der Export für jeden Store separat durchgeführt werden.
  4. Lege unter "Datenbereich" fest, welche Datenbereiche exportiert werden sollen, zum Beispiel, wenn nur bestimmte Bereiche geprüft werden.
  5. Wähle unter "Zeitraum und Exporttyp" den Zeitraum aus, für den du geprüft wirst:
    1. Gib das "Startdatum" und "Enddatum" ein.
    2. Wähle den passenden "Exporttyp":
      1. GoBD: Für allgemeine steuerliche Betriebsprüfungen.
      2. DSFinV-K: Für Kassennachschauen (unangekündigte Kassenprüfungen durch das Finanzamt) oder spezielle Kassenprüfungen.
    3. Achte darauf, dass der Zeitraum exakt dem vom Finanzamt angegebenen Prüfungszeitraum entspricht.




  6. Klicke unten rechts auf "Exportieren", um die Dateien zu erstellen.
  7. Das System erstellt daraufhin die entsprechenden Exportdateien.
  8. Nach der Erstellung findest du die Exportdateien im Abschnitt "Bisherige Exporte". Dort ist ebenfalls zu sehen, wenn ein Export sich noch in Bearbeitung befindet.




  9. Sobald die Daten fertiggestellt sind, kannst du sie im Abschnitt "Bisherige Exporte" herunterladen. Lade den Export herunter und gebe ihn an das Finanzamt. Beim DSFinV-K-Export lade zusätzlich die TAR-Datei herunter und gebe beide Dateien (Export und TAR-Datei) an das Finanzamt.





GRUNDSÄTZLICH GILT

SOLLTEST DU FRAGEN ZUR VERFAHRENSDOKUMENTATION HABEN, WENDE DICH BITTE AN DEINEN STEUERBERATER. 

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-gestütze Prozesse gestellt werden. Die GoBD betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S.d. § 5 EStG, §4 Abs. 1 EStG. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der Verfahren, trägt allein der Steuerpflichtige – du als Kassensystembetreiber – selbst.

Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Es muss sich daraus ergeben, wie die in der GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden und die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist soweit eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumente enthalten muss. Diese Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Die vollständige Verfahrensdokumentation umfasst sowohl die Dokumentationen, die die SimplyDelivery GmbH (SIDES) als Kassensystem-Hersteller zur Verfügung stellt, als auch die Dokumentationen, die du als Kassensystem-Betreiber erstellst und den Finanzverwaltungen zur Verfügung stellst. Für eine vollständige und komplette Verfahrensdokumentation liegt es demnach in deinem Interesse und deiner alleinigen Verantwortung, die notwendigen Dokumente zu ergänzen und zur Verfügung zu stellen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation existiert grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens und seiner eingesetzten Hard- und Software für die Buchführung. SIDES empfiehlt die folgende musterhafte Gliederung für eine von dir erstellte umfassende Verfahrensdokumentation, welche die von SIDES zur Verfügung gestellten Dokumentationen mit enthält.

  1. Unternehmensstruktur
    1.  Aufbau und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche
    2. Fachliche Aufgabenstellungen
    3. Mitarbeiterqualifikationen
           
  2. Fachliche Beschreibung
    1. Ergänzende Rechtsgrundlagen außer HGB, AO und UStG
    2. Dokumentations-Grundlagen Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften
    3. Belegbearbeitung, Belegfluss
    4. Prozessdokumentation

  3. Technische Beschreibung
    Die technische Beschreibung des Kassensystems findet sich in diesem vorliegenden Bediener-Handbuch als auch in der ausführlichen SIDES-Verfahrensdokumentation, welche du unter dem Menüpunkt "GoBD-/DSFinV-K-Export" oder "GoBD-Protokoll" finden kannst.

  4. Organisations- und Arbeitsanweisungen
    1. Fachliche Prozesse im Normalbetrieb
    2. Administrative Prozesse 
    3. Notfall-Szenarien
    4. Aktualisierung von Prozessen und Dokumentationen

  5. Kontrolle
    1. Verantwortlichkeiten
    2. Eskalierung
    3. Organisatorische und technische Kontrollen
    4. Umsetzung der Vefahrensdokumentation in der gelebten Praxis

  6. Begleitende Dokumentationen und steuerrelevante Daten







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