Gebruikers maken deel uit van eerder gedefinieerde groepen met overeenkomstige eerder gedefinieerde rechten. In de regel hoeft u geen gebruikers aan te maken, maar gebruikt u hiervoor het item "Personeel" in de categorie "Personeel". Gebruikers zijn bijvoorbeeld nodig voor het callcenter of als u een medewerker van het hoofdkantoor toegang wilt geven tot bepaalde winkelbrede gebieden, bijv. de statistieken voor alle winkels. Dit betekent dat alle gebruikers altijd toegang hebben tot de gegevens van alle winkels.
Als u een centrale boekhoudafdeling heeft die al uw winkels beheert, kan deze rekening ook hier worden aangemaakt. In dit geval zou de gebruiker echter geen beheerdersbevoegdheid hebben, maar een beperkte toegang, die ervoor zorgt dat alleen boekhoudkundige relevante gegevens worden weergegeven.