SMS-Vorlagen

Was
Mit SMS-Vorlagen können Nachrichten für verschiedene Anwendungsfälle erstellt und verwaltet werden. Sie werden für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden verwendet.

Wo
Admin: Globale Einstellungen > SMS-Vorlagen.

Die SMS-Vorlagen bieten die Möglichkeit, Nachrichten für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden zu hinterlegen.

SMS-Vorlagen-Typen

Schichtplan - Mitarbeiter Einladung: Zur Verwendung der SMS-Vorlage bei Erstellung eines Schichtplans
Schichtplan - Mitarbeiter geplante Schichten: Zur Verwendung der SMS-Vorlage für den Versand eines fertig gestellten Schichtplans
Kunde - SMS zur Auftragsverfolgung/Bestellbestätigung: Für die Verwendung bei Portalbestellungen. SMS kann an Portalkunden geschickt werden.
Kunde - Portal-SMS-Auftrag stroniert/Bestellstorno: Für die Verwendung bei Portalbestellungen. SMS wird nach Bestellstornierung an Kunden geschickt

Allgemeines

In der Admin können SMS-Vorlagen für verschiedene Zwecke angelegt werden. Dazu gehören SMS und Whatsapp-Nachrichten für Mitarbeiter, primär bzgl. des Schichtplans, sowie für Kunden zu Bestellungen.

Für manche Typen an Nachrichten gibt es jedoch auch Basis-Vorlagen, die bereits im Hintergrund aktiv sind. In diesem Fall können dessen Funktionen auch genutzt werden, ohne dass zuerst manuell eine Vorlage angelegt werden muss.

Whatsapp-Nachrichten benötigen die Verwendung der App und das Durchführen/Durchlaufen eines Opt-In-Verfahrens bevor sie gesendet und erhalten werden können.

Diese Benachrichtigungen, z. B. für geplante Arbeitsschichten von Mitarbeitern oder Bestellbestätigungen, Bestellstornierungen und bald auch Bestellverzögerungen für Kunden, werden bei Ausführen bestimmter Aktionen automatisch getriggert.

Voraussetzungen

Es können jedoch natürlich nur Mitarbeiter oder Kunden Nachrichten erhalten, von denen die Mobilfunk-/Handynummer im System abgespeichert ist.

Mitarbeiter

Die Nummern müssen für Mitarbeiter unter Admin: Personalverwaltung > Mitarbeiter beim Bearbeiten eines Mitarbeiters in der Liste im entsprechenden Tab eingetragen werden.

Kunden

Für Kunden kann selbiges unter Admin: Kundenverwaltung > Kundenliste bzw. in der POS: Kundenverwaltung > Kundenliste getan werden, doch zusätzlich auch bei Erzeugen einer Lieferung oder Abholung in der "Bestellübersicht" in Admin und POS nach der Kundenauswahl über die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol "Bearbeiten" oben rechts im ersten Schritt und im Checkout/Bestellabschluss im letzten Schritt bzw. beim Hinzufügen eines neuen Kundens im entsprechenden Feld.

Des Weiteren können Kunden ihre Nummer auch im Webshop im Profil oder bei Bestellungserzeugung dort im Checkout/Bestellabschluss angeben.

Es ist auch möglich, das Feld der Nummer für verschiedene Bestelleingangskanäle (Quellen) und Bestellausgangskanäle (Bestellungstypen) zu einem Pflichtfeld zu machen (Portalbestellungen gehören nicht dazu).

Einrichtung

Damit die Nachrichten überhaupt von irgendwo/über irgendeinen Dienst versendet werden, bedarf es jedoch als Erstes einer Einrichtung der Funktion in die storeübergreifenden Einstellungen, welche momentan ausschließlich durch SIDES-Mitarbeiter zu vollführen ist und nur mit dem Dienst "BerlinSMS" zur Verfügung steht.

Es können jedoch (bald) verschiedene Bestelleingangskanäle (und Bestellausgangskanäle) für die Funktion aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Ebenfalls kann dort der Versand der Basis-Vorlagen der Kunden-SMS gestoppt werden, indem die mit diesen verbundenen Funktionen dort deaktiviert werden.

Weitere Informationen dazu gibt es in der Dokumentation Storeübergreifende Einstellungen beim Abschnitt "Externe Dienste und Portale".

Hauptansicht

In der Hauptansicht kann eine Liste der bereits angelegten SMS-Vorlagen gesehen werden.

Nach Vorlagen kann auch spezifisch gesucht oder generell nach Status gefiltert werden.

Die Vorlagen können nur ein Mal pro Typ angelegt werden. Bereits angelegte Vorlagen können bearbeitet, gelöscht sowie deaktiviert oder wieder aktiviert werden.

Vorlagen hinzufügen und bearbeiten

Über die Schaltfläche "Vorlage hinzufügen" oben rechts können neue Vorlagen hinzugefügt werden und über die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol "Bearbeiten" rechts bei jedem SMS-Vorlagenlisteneintrag können bereits vorhandene Vorlagen nachträglich auch wieder bearbeitet werden.

Klickt man auf einen der erwähnten Schaltflächen (Vorlage hinzufügen oder bearbeiten), gelangt man zur Erstellungs-/Bearbeitungsansicht, in welcher Vorlagen für verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, entweder mit Standard-Werten über die Schaltfläche "Default-Template laden" oder aber individuell geschrieben.

Je nach Typ stehen auch verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die für das vernünftige Funktionieren hilfreich oder sogar notwendig sind - diese können unten gesehen werden (voraussichtlich werden in Zukunft mehr vorhanden sein).

Es ist jedoch zu beachten, dass die maximal send- bzw. darstellbare Nachrichtenlänge/Zeichenanzahl nach momentanem Stand mit der verfügbaren Dienstleister auf ca. 120-180 Zeichen oder Ähnliches limitiert ist. Eine zu lange SMS, z. B. durch eine URL kann also vielleicht nicht ganz gelesen werden.

Beispielvorlage "Kunde - SMS zur Auftragsverfolgung - SMS":

Beispielvorlage "Kunde - Portal-SMS-Auftrag storniert":

Vorlagen ansehen

Nachdem eine Vorlage geschrieben und abgespeichert und somit erfolgreich angelegt wurde, kann sie durch Klick auf das Augesymbol "Ansehen" rechts bei jedem SMS-Vorlagenlisteneintrag geprüft werden, als Alternative zur "Bearbeiten-Ansicht", je nachdem, wie Benutzerrechte konfiguriert sind:

Platzhalter testen und Kommunikationsprotokolle

Um etwas besser erkennen zu können, wie Platzhalter im realen Gebrauch aussehen bzw. sich auswirken, ist es (nach momentanem Stand) nötig, tatsächliche SMS testweise senden zu lassen, indem die normalen entsprechenden Aktionen ausgeführt werden (ähnliches gilt für E-Mails).

Nach dem Versand können die Nachrichten unter Admin: Externe Dienste > Protokolle > Kommunikation über den Filter "SMS" eingesehen werden. Die Details einer Nachricht lassen sich durch Öffnen bzw. Ausklappen des entsprechenden Eintrags anzeigen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Nachricht erneut zu versenden.

Weitere Informationen zum Thema "Kommunikationsprotokolle" sind hier verfügbar: https://support.get-sides.de/portal/de/kb/articles/kommunikationslog.